BIP - Urząd Gminy Kikół

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W KIKOLE

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Kikole zwany dalej „Regulaminem” określa:

1. Strukturę organizacyjną Urzędu.

2. Podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu.

3. Zadania referatu, samodzielnych stanowisk pracy oraz stanowisk pomocniczych i obsługi.

4. Tryb pracy Urzędu.

5. Zasady podpisywania pism i decyzji.

§ 2. Urząd Gminy realizuje następujące zadania:

1. Zadania własne gminy, wynikające z ustawy o samorządzie gminnym oraz z ustaw szczególnych.

2. Zadania zlecone ustawami z zakresu administracji rządowej.

3. Zadania powierzone, przyjęte na podstawie porozumień od administracji samorządowej lub rządowej.

4. Inne zadania określone aktami prawa organów gminy oraz przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

§ 3. 1. Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu Gminy.

2. Wójt jest kierownikiem Urzędu i wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

3. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.

Rozdział 2

Struktura Organizacyjna Urzędu

§ 1. 1. Tworzy się mieszaną strukturę Urzędu, tzn. referat i samodzielne stanowiska pracy.

2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza Gminy.

3. Pracą referatu kieruje Kierownik referatu.

§ 2. Strukturę organizacyjną Urzędu stanowią:

1. Kierownictwo Urzędu:

Wójt,

2)	Sekretarz Gminy,

3)	Skarbnik Gminy.

2. Referat Finansowy obejmujący stanowiska urzędnicze:

1)	Skarbnik Gminy – Kierownik Referatu,

2)	stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych - Zastępca Skarbnika,

3)	stanowisko ds. księgowości podatkowej i windykacji,

4)	stanowisko ds. dochodów księgowości budżetowej,

5)	stanowisko ds. wydatków księgowości budżetowej,

6)	stanowisko ds. rozliczeń wod-kan. i VAT,

7)	stanowisko ds. kadr i płac,

Kasjer.

3. Samodzielne urzędnicze stanowiska pracy:

1)	stanowisko ds. obsługi organów gminy, p. poż. i zaopatrzenia techniczno-materiałowego,

2)	stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego i gospodarki gruntami,

3)	stanowisko ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej i dróg,

4)	stanowisko ds. rolnictwa i gospodarki wodno – ściekowej,

5)	stanowisko ds. ewidencji ludności – Kierownik USC,

6)	stanowisko ds. wojskowych, obronnych i dowodów osobistych – Zastępca Kierownika USC,

7)	stanowisko ds. funduszy zewnętrznych, działalności gospodarczej i promocji gminy,

8)	stanowisko ds. funduszy Unii Europejskiej i zamówień publicznych,

9)	Informatyk,

10)	stanowisko ds. obsługi sekretariatu.

4. Stanowiska pomocnicze i obsługi:

Kierowca,

2)	Sprzątaczka,

3)	konserwatorzy,

4)	robotnicy gospodarczy.

5. Referat i samodzielne stanowiska pracy prowadzą sprawy związane z realizacją zadań i kompetencji Wójta gminy.

Rozdział 3

Podział zadań i kompetencji pomiędzy członkami kierownictwa Urzędu

§ 1. 1. Wójt wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym oraz w innych przepisach szczegółowych.

2. Do kompetencji Wójta należy w szczególności:

1)	sprawowanie ogólnego kierownictwa bieżącymi sprawami gminy,

2)	sprawowanie funkcji kierownika Urzędu i zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

3)	określanie polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie,

4)	ustalanie zakresów czynności dla Sekretarza i Skarbnika,

5)	wydawanie decyzji i postanowień w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

6)	upoważnianie pracowników do wydawania decyzji w jego imieniu,

7)	wydawanie zarządzeń o charakterze porządkującym wewnętrzne sprawy organizacyjne Urzędu,

8)	wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej w gminie,

9)	sprawowanie kierownictwa nad akcjami ratowniczymi na obszarach zagrożonych lub objętych klęską żywiołową,

10)	powoływanie komisji lub zespołów do zbadania określonych problemów lub zadań,

11)	prowadzenie nadzoru nad ochroną informacji niejawnych i ochroną danych osobowych w Urzędzie,

12)	akceptowanie projektów uchwał przedkładanych Radzie oraz sprawozdań z ich wykonania,

13)	przedkładanie informacji o swoich działaniach w okresie międzysesyjnym na sesjach Rady,

14)	udzielanie odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,

15)	wydawanie zarządzeń pokontrolnych,

16)	składanie sprawozdań z wykonania budżetu gminy, nadzorowanie realizacji budżetu,

17)	reprezentowanie gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy.

§ 2. 1. Sekretarz Gminy w razie nieobecności Wójta lub w przypadku niemożności wykonywania przez niego obowiązków wykonuje zadania, o których mowa w § 1 ust. 2 niniejszego rozdziału.

2. Sekretarz wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta, za wyjątkiem czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustalaniem wysokości wynagrodzenia.

3. Do zadań Sekretarza należą sprawy z zakresu organizacji i funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1)	zapewnianie prawidłowej organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu, kierowanie korespondencji wpływającej do Urzędu na odpowiednie stanowiska,

2)	kontrolowanie prawidłowości organizacji wewnętrznej i skuteczności pracy samodzielnych stanowisk pracy,

3)	sprawowanie kontroli wewnętrznej dotyczącej poprawności formalno-prawnej przygotowywanych spraw i decyzji, przestrzegania dyscypliny pracy i spraw pracowniczych,

4)	nadzorowanie przepisów o ochronie danych osobowych,

5)	pełnienie funkcji pełnomocnika ochrony informacji niejawnych w Urzędzie,

6)	nadzór nad realizacją skarg i wniosków,

7)	nadzór nad podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników,

8)	zapewnianie przestrzegania prawa i właściwego stosowania przepisów prawnych w Urzędzie,

9)	zapewnianie warunków pracy w Urzędzie oraz warunków socjalno-bytowych pracowników,

10)	nadzór nad ogłaszaniem uchwał Rady oraz prowadzeniem zbioru przepisów gminnych i udostępnianie ich do powszechnego użytku w siedzibie Urzędu,

11)	sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad stanowiskami: ds. obsługi organów gminy, p. poż i zaopatrzenia techniczno-materiałowego, Informatykiem, obsługą sekretariatu oraz nad stanowiskiem ds. kadr i płac w zakresie kadr,

12)	sprawowanie pośredniego nadzoru nad samodzielnymi stanowiskami pracy, stanowiskami pomocniczymi i obsługi

13)	opracowywanie projektów regulaminów w Urzędzie, prowadzenie zbioru zarządzeń Wójta, współpraca z Radą i radnymi w zakresie ich działania,

14)	opracowywanie zakresów czynności dla samodzielnych stanowisk pracy,

15)	wykonywanie obowiązków w granicach udzielonego upoważnienia Wójta,

16)	przyjmowanie ostatniej woli spadkodawców,

17)	przeprowadzanie kontroli doraźnych i kompleksowych. W przypadku kontroli doraźnej sporządza się notatkę służbową, natomiast z kontroli kompleksowej sporządza się protokół.

§ 3. 1. Skarbnik Gminy jest jednocześnie Kierownikiem Referatu Finansowego i wypełnia następujące obowiązki:

1)	przygotowuje projekt budżetu gminy zgodnie z zasadami ustawy o finansach publicznych,

2)	przekazuje pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych wytyczne do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem budżetu,

3)	realizuje budżet gminy i dokonuje analiz, oraz sprawuje kontrolę wydatków wszystkich jednostek organizacyjnych gminy,

4)	kontrasygnuje oświadczenia woli składane w imieniu gminy, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań finansowych,

5)	opracowuje zbiorcze sprawozdania finansowe wraz z analizą opisową,

6)	nadzoruje wykonywanie prac w swoim referacie,

7)	zapewnia dyscyplinę finansową budżetu,

8)	współpracuje z Regionalną Izbą Obrachunkową,

9)	organizuje współpracę z organami podatkowymi, ubezpieczeniowymi, dokonuje kontroli finansowej i w tym celu przygotowuje i organizuje obieg dokumentów finansowych,

10)

prowadzi gospodarkę finansową zgodnie z obowiązującymi przepisami a zwłaszcza: wykonuje dyspozycje środkami pieniężnymi, zapewnia pod względem finansowym prawidłowość zawierania umów (kontrasygnata), przestrzega zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, zapewnia prawidłowe ściąganie należności i spłat zobowiązań oraz zapewnia prawidłową inwentaryzacje majątku gminy i jej terminowe rozliczanie,

11)	przeprowadza kontrole wewnętrzne doraźne, z których sporządza notatki służbowe, natomiast w przypadku kontroli kompleksowych sporządzany jest protokół.

12)	opracowuje zakresy czynności dla pracowników Referatu Finansowego,

2. Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu.

3. Pod nieobecność Sekretarza wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta, za wyjątkiem czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustalaniem wysokości wynagrodzenia.

Rozdział 4

Zadania referatu, samodzielnych stanowisk pracy oraz stanowisk pomocniczych i obsługi

§ 1. Do wspólnych zadań referatu i samodzielnych stanowisk pracy należy:

1. Przygotowanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz pod obrady sesji Rady oraz dla potrzeb Wójta,

2. Realizacja zadań wynikających z uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,

3. Opracowanie projektów planów realizacji przedsięwzięć gospodarczych, społecznych i organizacyjnych,

4. Zapewnianie organizacyjnych i prawnych warunków sprawowania przez Radę i Wójta nadzoru nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi gminy,

5. Współdziałanie z organizacjami społecznymi, zawodowymi i gospodarczymi,

6. Prowadzenie postępowania administracyjnego oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym i administracyjnym,

7. Rozpatrywanie interpelacji i wniosków radnych, wniosków komisji, postulatów ludności oraz przedstawianie propozycji ich załatwiania,

8. Rozpatrywanie skarg i wniosków wg właściwości,

9. Wzajemne współdziałanie i uzgadnianie sposobu realizacji wspólnych przedsięwzięć,

10. Prowadzenie zbiorów przepisów aktów prawnych w ramach swoich zakresów obowiązków,

11. Organizacja i usprawnianie metod i form pracy,

12. Realizacja zadań wynikających z bieżących potrzeb społeczności lokalnej w ramach obowiązującego prawa i przepisów prawa miejscowego,

13. Opracowywanie projektów decyzji zgodnie z prawem,

14. Właściwe przyjmowanie i kompetentne załatwianie interesantów,

15. Współpraca z właściwymi organami administracji rządowej i samorządowej.

§ 2. Do zadań wspólnych Sekretarza i Kierownika referatu należy:

1. Określanie zadań dla samodzielnych i poszczególnych stanowisk pracy w podległym referacie oraz opracowywanie zakresów czynności, obowiązków i odpowiedzialności dla pracowników referatu i samodzielnych stanowisk pracy, kierując się zasadą sprawności działania, przepisami prawa i zakresem działania określonym niniejszym regulaminem,

2. Ustalanie programu działań i planów pracy oraz zapewnianie ich realizacji,

3. Nadzorowanie prawidłowego, zgodnego z prawem oraz terminowego wykonywania zadań z zakresu obronności i obrony cywilnej,

4. Podpisywanie korespondencji o charakterze techniczno-przygotowawczym w zakresie spraw należących do referatu,

5. Podpisywanie decyzji administracyjnych w ramach upoważnień Wójta.

§ 3. 1. Referat Finansowy – do podstawowego zakresu działania należy:

1)	opracowywanie projektów budżetu gminy,

2)	realizacja i nadzorowanie wykonania budżetu gminy,

3)	przedkładanie informacji i sprawozdań o stanie realizacji budżetu,

4)	wnioskowanie w sprawie zmian w budżecie gminy,

5)	prowadzenie rachunkowości w gminie: dochody i wydatki budżetowe,

6)	dokonywanie kontroli finansowej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy,

7)	sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania budżetu,

8)	bieżące analizy z realizacji budżetu,

9)	wymiar podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,

10)	prowadzenie kart gospodarstw rolnych oraz rejestru podatników, podatków i opłat lokalnych,

11)	wydawanie zaświadczeń w sprawach majątkowych, zaległości podatkowych i wysokości dochodów,

12)	opracowywanie projektów wysokości podatków i opłat lokalnych,

13)	stosowanie ulg i zwolnień podatkowych,

14)	ewidencja podatków i opłat lokalnych oraz innych należności cywilnoprawnych,

15)	rozliczanie inkasentów i należności za inkaso,

16)	prowadzenie windykacji należności podatkowych i cywilnoprawnych,

17)	prowadzenie rejestru umorzeń i odroczeń, decyzji,

18)	sporządzanie ogłoszeń o sumach umorzeń powyżej 100 zł.

19)	obsługa kasowa Urzędu,

20)	prowadzenie ewidencji i rozliczanie druków ścisłego zarachowania,

21)	ewidencja przedmiotów nietrwałych, rozliczanie materiałów biurowych,

22)	sporządzanie list płac dla pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych gminy oraz wynikających z przepisów cywilnoprawnych, w określonych terminach,

23)	prowadzenie rozliczeń z tytułu płac, dokonywanie potrąceń objętych przepisami prawa,

24)	prowadzenie spraw z tytułu ubezpieczeń osobowych,

25)	prowadzenie dokumentacji w zakresie zasiłków ZUS,

26)	sporządzanie rozliczeń – deklaracji ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych, stosowanie aktualnych programów płatnika,

27)	sporządzanie sprawozdań z zatrudnienia i płac,

28)	opracowywanie analiz z zakresu płac,

29)	nadzór nad przestrzeganiem planów wydatków oraz współpraca z dyrektorami i kierownikami jednostek organizacyjnych,

30)	prowadzenie kart wynagrodzeń i ewidencja podatku dochodowego od osób fizycznych do celów rozliczeń,

31)	prowadzenie spraw emerytalno – rentowych,

32)	prowadzenie dokumentacji, obliczanie wielkości nagród rocznych dodatkowych,

33)	wydawanie zaświadczeń o dochodach pracowników,

34)	prowadzenie ewidencji płatników należności za wodę i ścieki, rozliczanie inkasenta, fakturowanie zużycia wody i ścieków podmiotom gospodarczym, windykacja należności, współpraca z inkasentem w zakresie tych rozliczeń,

35)	opracowywanie projektów uchwał w sprawie wysokości stawek za wodę i ścieki, dokonywanie analiz,

36)	rozliczanie podatku od środków transportowych, prowadzenie ewidencji podatników i windykacja zobowiązań oraz opracowywanie projektów uchwał w tym zakresie,

37)	rozliczanie podatku VAT, prowadzenie rejestru, sporządzanie deklaracji i terminowe przekazywanie do Urzędu Skarbowego, dokonywanie uzgodnień zapisów z księgowością budżetową.

38)	prowadzenie spraw kadrowych i osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

39)	prowadzenie spraw BHP pracowników Urzędu,

40)	prowadzenie spraw osobowych pracowników robót publicznych, interwencyjnych i stażystów oraz rozliczanie ich czasu pracy i należności z PUP,

2. Referat Finansowy przy oznaczaniu pism i decyzji używa symbolu „Fn”.

§ 4. 1. Stanowisko ds. obsługi organów gminy, p. poż i zaopatrzenia techniczno-materiałowego:

1)	obsługa techniczna Rady Gminy, komisji stałych i doraźnych,

2)	terminowe dostarczanie materiałów, zawiadomień i informacji radnym,

3)	ewidencja i przekazywanie wniosków i interpelacji zainteresowanym stronom oraz nadzór nad ich realizacją,

4)	zabezpieczanie właściwych warunków przeprowadzania sesji, posiedzeń, zebrań,

5)	prowadzenie rejestrów uchwał, zarządzeń, wniosków i interpelacji,

6)	przesyłanie uchwał do nadzoru Wojewody lub finansowych do RIO,

7)	przesyłanie stosownych uchwał do publikacji Wojewodzie,

8)	organizowanie zebrań wiejskich, wyborów w jednostkach pomocniczych,

9)	współpraca i nadzór nad jednostkami OSP w gminie,

10)	rozliczanie kierowców OSP z paliwa,

11)	prowadzenie wszystkich spraw z zakresu p.poż. gminy,

12)	obsługa kierownictwa Urzędu w zakresie pisania pism, uchwał, wniosków i zarządzeń,

13)	prowadzenie spraw wyborczych dla wyborów wszystkich szczebli i referendów,

14)	zaopatrzenie techniczno – materiałowe Urzędu, zamawianie pieczęci urzędowych i ich ewidencja.

2. Stanowisko ds. obsługi organów gminy, p. poż. i zaopatrzenia techniczno - materiałowego przy oznaczaniu pism i decyzji używa symbolu „Or”.

§ 5. 1. Stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego i gospodarki gruntami – do podstawowych zadań należy:

1)	sporządzanie projektów założeń do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy i przedkładanie do publicznego wglądu i popularyzacji,

2)	opracowywanie wniosków w sprawie zmian przeznaczania gruntów, rekultywacji i zamiany,

3)	wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz prowadzenie postępowań administracyjnych w tym zakresie,

4)	wydawanie zaświadczeń o przeznaczaniu gruntów oraz zgodności podziału nieruchomości z planem zagospodarowania przestrzennego,

5)	komunalizacja majątku gminy, inwentaryzacja majątku i ewidencja mienia komunalnego, prowadzenie spraw umownych z AWRSP,

6)	prowadzenie ewidencji nieruchomości, przyznawanie numerów porządkowych i nadzór nad ich realizacją,

7)	ustalanie potrzeb w zakresie opracowań geodezyjnych i kartograficznych oraz prowadzenie opłat adiacenckich,

8)	organizacja przetargów na sprzedaż majątku gminnego oraz przygotowywanie materiałów do aktów notarialnych – opracowywanie uchwał w tym zakresie, prowadzenie dokumentacji,

2. Stanowisko ds. zagospodarowania przestrzennego i gospodarki gruntami przy oznaczaniu pism i decyzji używa symbolu „ZP”.

§ 6. 1. Stanowisko ds. rolnictwa i gospodarki wodno – ściekowej – do podstawowych zadań należy:

1)	nadzór nad gospodarką leśną, łowiecką i zadrzewianiem,

2)	nadzór nad użytkowaniem gruntów rolnych i współpraca z odpowiednimi podmiotami w tym zakresie, współdziałanie z ośrodkami doradztwa rolnego oraz izbą rolniczą,

3)	nadzór nad urządzeniami melioracyjnymi i ich eksploatacja w gminie,

4)	nadzór nad zadrzewianiem i zalesianiem gruntów,

5)	wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów, stosowanie kar za ich samowolne usuwanie,

6)	zarządzanie zasobami wodnymi i zaspokajanie potrzeb ludności, rolnictwa, gospodarki i ich ochrona,

7)	rozstrzyganie sporów o przywracanie stosunków wodnych na gruntach, pozwolenia wodno-prawne,

8)	tworzenie warunków do rybackiego wykorzystywania wód,

9)	nadzór nad obiektami i urządzeniami wodno – kanalizacyjnymi, prowadzenie spraw związanych z ich eksploatacją i prawidłowym funkcjonowaniem, nadzór nad konserwatorami wod-kan.,

10)	nadzór nad oczyszczalnią ścieków i stacjami wodociągowymi,

11)	pozyskiwanie środków finansowych na infrastrukturę w ramach prowadzonych spraw,

12)	prowadzenie spraw związanych z ochroną sanitarno – weterynaryjną, ze zwalczaniem chorób zakaźnych u zwierząt, współpraca z jednostką weterynaryjną i inspektorem sanitarnym,

13)	prowadzenie ewidencji psów, podejmowanie czynności wobec bezdomnych zwierząt, ujawnianie przestępstw i wykroczeń przeciw zwierzętom,

14)	realizacja zamówień publicznych w ramach prowadzonych spraw i prowadzenie postępowań.

15)	wydawanie i cofanie zezwoleń na uprawę maku i konopi włóknistych oraz prowadzenie ich rejestru, a także nadzór nad ich uprawami.

2. Stanowisko ds. rolnictwa i gospodarki wodno – ściekowej przy oznaczaniu pism i decyzji używa symbolu „RL”.

§ 7. 1. Stanowisko ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej i dróg – do podstawowych zadań należą:

1)	całokształt zagadnień związanych z ochroną środowiska w zakresie ochrony wód, gleby i powietrza,

2)	opracowywanie decyzji środowiskowych,

3)	nadzór nad funkcjonowaniem gminnego wysypiska odpadów stałych i gospodarka odpadami w gminie,

4)	gospodarka zasobami lokali mieszkaniowych i użytkowych gminy,

5)	ustalanie wysokości czynszów i ich waloryzacja,

6)	prowadzenie ewidencji dróg na terenie gminy, ulic i ich utrzymanie oraz nadzór nad nazewnictwem ulic i placów,

7)	nadzór nad oświetleniem ulicznym, rozliczanie kosztów oświetlenia,

8)	ewidencja zabytków w gminie i sprawowanie opieki nad nimi, opracowywanie planów ich eksploatacji,

9)	opieka nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami wyznaniowymi i wojennymi,

10)	realizacja zadań wynikających z przepisów o ochronie przyrody,

11)	nadzór nad utrzymaniem zieleni w gminie,

12)	utrzymywanie czystości i porządku w gminie, egzekwowanie obowiązków w zakresie czystości i porządku od obywateli, opracowywanie regulaminów,

13)	opracowywanie planów remontów obiektów gminy z wyjątkiem obiektów jednostek organizacyjnych gminy, prowadzenie dokumentacji i kontrola obowiązków oraz nadzór nad stanem technicznym budynku Urzędu,

14)	realizacja zamówień publicznych w ramach prowadzonych spraw i przeprowadzanie procedur zgodnie z przepisami,

15)	nadzór nad pracownikami publicznymi i interwencyjnymi, rozliczanie przydzielonych zadań,

16)	pozyskiwanie środków finansowych na infrastrukturę w ramach prowadzonych spraw.

2. Stanowisko ds. ochrony środowiska, gospodarki komunalnej i dróg przy oznaczaniu pism i decyzji używa symbolu „GK”.

§ 8. 1. Stanowisko ds. ewidencji ludności – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – prowadzone są następujące sprawy:

1)	rejestracja stanu cywilnego obywateli,

2)	sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

3)	sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

4)	przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń wynikających z ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz udzielanie ślubów,

5)	prowadzenie ewidencji mieszkańców gminy,

6)	przyjmowanie zgłoszeń i wszelkich zmian meldunkowych oraz ich ewidencja,

7)	prowadzenie systemem kartotekowym i elektronicznym kart osobowych mieszkańców oraz ich aktualizacja,

8)	współpraca z systemem PESEL,

9)	udzielanie informacji adresowych,

10)	prowadzenie stałego rejestru wyborców, jego aktualizacja oraz sporządzanie spisu wyborców i wydawanie zaświadczeń w tej sprawie,

11)	sporządzanie sprawozdań w ramach prowadzonych spraw.

2. Stanowisko ds. ewidencji ludności – Kierownik USC swoje pisma i decyzje oznacza następująco:

1)	w sprawach ewidencji ludności symbol „Ob”,

2)	w sprawach Urzędu Stanu Cywilnego symbol „USC”.

§ 9. 1. Stanowisko ds. wojskowych, obronnych i dowodów osobistych – Zastępca Kierownika USC, wykonuje następujące zadania:

1)	prowadzenie spraw związanych z rejestracją przedpoborowych,

2)	prowadzenie spraw wojskowych w zakresie zadań zleconych gminie wynikających z powszechnego obowiązku obrony RP, wydawanie decyzji w tych sprawach,

3)	prowadzenie dokumentacji akcji kurierskiej i koordynowanie jej przebiegu,

4)	prowadzenie dokumentacji dotyczącej obrony cywilnej gminy,

5)	wykonywanie zaleceń Szefa Obrony Cywilnej Kraju, współdziałanie z organami wojskowymi i organami administracji rządowej w w/w zakresie,

6)	przygotowywanie ćwiczeń i szkoleń w zakresie obrony cywilnej,

7)	nakładanie na mieszkańców obowiązków świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności kraju,

8)	przygotowywanie dokumentacji dla komisji poborowych,

9)	nadzór nad prowadzeniem magazynu sprzętu obrony cywilnej,

10)	prowadzenie spraw wynikających z przepisów o zarządzaniu kryzysowym,

11)	prowadzenie kancelarii tajnej i całokształtu spraw związanych z ochroną informacji niejawnych w gminie,

12)	prowadzenie rejestrów pism niejawnych, rejestracja, przechowywanie i zabezpieczanie,

13)	przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych,

14)	przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utracie lub kradzieży dowodów osobistych,

15)	elektroniczne przetwarzanie dokumentów w zakresie dowodów osobistych, współdziałanie z systemem centralnym oraz z ewidencją ludności,

16)	sporządzanie sprawozdań w ramach prowadzonych spraw.

2. Stanowisko ds. wojskowych, obronnych i dowodów osobistych w pismach i decyzjach używa symboli:

1)	w sprawach wojskowych i obronnych „WO”,

2)	w sprawach dowodów osobistych „DO”.

§ 10. 1. Stanowisko ds. funduszy Unii Europejskiej i zamówień publicznych, wykonuje następujące zadania:

1)	przygotowywanie wniosków o środki pomocowe dla Gminy,

2)	nawiązanie i stałe podtrzymywanie kontaktów z polskimi i międzynarodowymi instytucjami integracyjnymi i unijnymi,

3)	gromadzenie, katalogowanie i aktualizacja informacji na temat możliwości pozyskiwania środków unijnych dla Gminy,

4)	koordynowanie działań związanych z przygotowywaniem projektów unijnych przez poszczególne stanowiska pracy i jednostki podległe Wójtowi,

5)	weryfikowanie programów unijnych oraz informowanie o możliwościach wykorzystania funduszy przez Gminę i podległe jej jednostki,

6)	współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego z terenu powiatu lipnowskiego przy opracowaniu wspólnych projektów,

7)	wykonywanie czynności mających na celu monitorowanie i koordynowanie realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE, w których beneficjentem lub partnerem jest Gmina,

8)	opracowywanie zbiorczego planu zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane dla Urzędu na podstawie planów dostarczonych przez referat oraz samodzielne stanowiska pracy,

9)	przekazywanie ogłoszeń o zamówieniach odpowiednio Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych i Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich,

10)	przekazywanie informacji niezbędnych do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz zapewnienie aktualnej informacji na stronie internetowej Urzędu Gminy w zakresie wykonywanych czynności służbowych zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,

11)

przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych dla Urzędu z zastosowaniem trybów przewidzianych przepisami prawa, a w tym:

a)	przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta w sprawie powołania lub zmian w składzie Komisji Przetargowej oraz udział w jej strukturach,

b)	przygotowywanie wspólnie z Komisją specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projektów umów na podstawie informacji dostarczonych przez referat oraz samodzielne stanowiska pracy,

c)	udostępnianie oferentom specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz udzielanie wyjaśnień związanych ze specyfikacjami,

12)	prowadzenie całości dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych w tym odpowiednich ewidencji/ rejestrów,

2. Stanowisko ds. funduszy Unii Europejskiej i zamówień publicznych swoje pisma i decyzje oznacza następująco:

1)	w sprawach funduszy Unii Europejskiej symbol „FU”,

2)	w sprawach zamówień publicznych symbol „ZP”.

§ 11. 1. Stanowisko ds. funduszy zewnętrznych, działalności gospodarczej i promocji gminy, wykonuje następujące zadania:

1)	realizacja zadań określonych w § 10 pkt. 1-7 w stałej współpracy ze stanowiskiem ds. funduszy Unii Europejskiej i zamówień publicznych

2)	prowadzenie całokształtu spraw związanych z rejestracją i ewidencją działalności gospodarczej w gminie,

3)	wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu, naliczanie opłat za zezwolenia,

4)	koordynowanie i nadzór nad funkcjonowaniem placówek handlowo – usługowych,

5)	sporządzanie wykazów zarejestrowanych działalności dla Referatu Finansowego w celu naliczania podatków,

6)	tworzenie projektów programów rozwoju gminy,

7)	gromadzenie informacji i danych socjologicznych dotyczących gminy,

8)	współpraca z mediami w zakresie informacyjno-gospodarczym z terenu gminy,

9)	inicjowanie powstawania organizacji pozarządowych na terenie gminy i współpraca z nimi,

10)	podejmowanie działań zmierzających do integracji środowiska lokalnego, promocja gminy,

11)	koordynowanie działalności kulturalno-wychowawczej oraz zapewnianie współpracy placówek upowszechniania kultury,

12)	ustalanie w planach gminy zadań w zakresie upowszechniania kultury z określeniem zasad ich realizacji,

13)	współdziałanie w zakresie upowszechniania kultury z organizacjami gminnymi, organizacja imprez kulturalnych w gminie,

14)	nadzór nad działalnością świetlic wiejskich,

15)	organizowanie zawodów, turniejów i rozgrywek sportowych,

16)	nadzór nad klubami sportowymi gminy, współdziałanie z ich zarządami,

17)	koordynowanie działalności sportowej na terenie gminy oraz nadzór nad wydatkami na działalność sportową,

18)	prowadzenie spraw administracyjnych z zakresu zgromadzeń i zabaw,

19)	wydawanie zezwoleń na organizowanie zbiórek publicznych na obszarze gminy,

20)	nadzór nad działaniami w zakresie ochrony zdrowia i współdziałanie z instytucjami działającymi na terenie gminy,

2. Stanowisko ds. funduszy zewnętrznych, działalności gospodarczej i promocji swoje pisma i decyzje oznacza następująco:

1)	w sprawach funduszy zewnętrznych symbol „FU”,

2)	w sprawach działalności gospodarczej symbol „DG”,

3)	w pozostałych sprawach symbol „UGP”.

§ 12. 1. Stanowisko ds. informatyki, wykonuje następujące zadania:

1)	administrowanie systemem komputerowym Urzędu i zapewnienie jego bezproblemowego działania,

2)	administrowanie siecią i serwerami - okresowa kontrola stanu instalacji i urządzeń,

3)	archiwizacja danych i zabezpieczanie nośników z kopiami bezpieczeństwa,

4)	nadzór nad prawidłową pracą programów użytkowych, biurowych i systemowych, wykonywanie przeglądów baz danych,

5)	konfigurowanie i instalacja sprzętu komputerowego w Urzędzie.

6)	modernizacja i dbanie o bezawaryjne prace sprzętu komputerowego oraz drukarek znajdujących się w Urzędzie tj. wykonywanie drobnych napraw oraz diagnostyka problemów i zgłaszanie serwisowi informacji dotyczących nieprawidłowego działania sprzętu.

7)	bieżąca konserwacja komputerów.

8)	analiza potrzeb w zakresie zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania.

9)	nadzorowanie legalności oprogramowania komputerowego.

10)	obsługa systemów ochrony antywirusowej.

11)	bieżąca analiza i obsługa stanu zabezpieczeń systemów operacyjnych i baz danych.

12)	nadzór nad prawidłową transmisją elektronicznych dokumentów do ZUS.

13)	bieżąca aktualizacja strony internetowej gminy.

14)	prowadzenie i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej.

15)	wykonywanie obowiązków Administratora Systemu Informatycznego.

16)	nadzór nad działaniem elektronicznego obiegu dokumentów.

17)	nadzór nad przygotowaniem aktów prawnych do publikacji w formie elektronicznej zgodnej z obowiązującymi przepisami,

18)	help desk - udzielanie informacji i pomocy w rozwiązywaniu problemów z komputerami lub innymi produktami informatycznymi pracownikom Urzędu.

19)	współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu, jednostkami organizacyjnymi gminy, podmiotami gospodarczymi i osobami fizycznymi (zainteresowanymi współtworzeniem i współredagowaniem portalu internetowego) w sprawach z zakresu swojej właściwości,

2. Stanowisko ds. informatyki przy oznaczaniu pism i decyzji używa symbolu „UG-I”.

§ 13. 1. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu, wykonuje następujące zadania:

1)	obsługa kancelaryjna Urzędu,

2)	koordynacja przyjęć interesantów do Wójta i Sekretarza,

3)	koordynacja i zapewnienie realizacji harmonogramu spotkań, kontaktów i narad Wójta,

4)	nadzór nad organizacją i przygotowaniem wyjazdów służbowych Wójta,

5)	gromadzenie i przechowywanie korespondencji Wójta,

6)	przyjmowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji, obsługa korespondencji kierowanej do Urzędu drogą elektroniczną, obsługa centrali telefonicznej, faksu i kserokopiarki oraz zabezpieczanie sprawnego działania tych urządzeń,

7)	udzielanie informacji interesantom i kierowanie do właściwych pracowników,

8)	prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

9)	przygotowywanie i rejestracja delegacji służbowych pracowników Urzędu,

10)	prowadzenie i aktualizacja podręcznych materiałów informacyjno – adresowych dla potrzeb Urzędu,

11)	nadzór nad tablicą informacyjną w Urzędzie,

12)	udostępnianie przepisów prawnych w Urzędzie,

13)	komputerowe sporządzanie dokumentów na potrzeby Wójta i Sekretarza,

14)	prowadzenie archiwum Urzędu, spraw związanych z kasacją akt oraz ich przekazywaniem do Archiwum Państwowego,

2. Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu przy oznaczaniu pism i decyzji używa symbolu „Or”.

§ 14. 1. Kierowca, wykonuje następujące zadania:

1)	dowożenie uczniów z terenu gminy Kikół na zajęcia szkolne zgodnie z wyznaczonymi trasami,

2)	przewóz dzieci i uczniów na różnego rodzaju zajęcia pozalekcyjne i imprezy związane z działalnością szkół na zlecenie Wójta,

3)	przewóz osób niepełnosprawnych zgodnie z zleceniem Wójta,

4)	przeprowadzanie codziennej obsługi pojazdu,

5)	dokonywanie drobnych napraw pojazdu, przeglądów, regulacji możliwych do wykonania we własnym zakresie.

§ 15. 1. Sprzątaczka, wykonuje następujące zadania:

1)	utrzymywanie porządku w obiekcie Urzędu.

2)	sprzątanie pomieszczeń biurowych, korytarzy i sanitariatów,

3)	zabezpieczenie mienia po godzinach urzędowania poprzez zamknięcie drzwi wejściowych w czasie sprzątania i po sprzątaniu,

§ 16. Brak treści

1. Konserwatorzy:

Konserwator wodociągu gminnego, wykonuje następujące zadania:

a)	sprawowanie nadzoru nad ciągłością pracy urządzeń wodociągowych, kontrola stanu technicznego tych urządzeń,

b)	wykonywanie czynności zawartych w dokumentacji techniczno-ruchowej i instrukcji obsługi,

c)	zapewnienie ciągłej dostawy wody o odpowiednich parametrach,

d)	prowadzenie obserwacji urządzeń kontrolno-pomiarowych zużycia wody,

e)	dokonywanie odczytów stanów wodomierzy w hydroforniach i przekazywanie danych do Urzędu,

f)	dokonywanie oględzin tras zewnętrznej sieci wodociągowej oraz sprawdzenie stanu technicznego zasuw,

g)	zgłaszanie awarii i zapobieganie ich skutkom,

h)	usuwanie awarii na sieci wodociągowej,

i)	wykonywanie niezbędnych prac konserwacyjnych,

Konserwator oczyszczalni ścieków, w tym:

Koordynator ds. konserwacji oczyszczalni ścieków, wykonuje następujące zadania:

-	prowadzenie eksploatacji oczyszczalni zgodnie z posiadaną dokumentacją,

-	właściwy podział pracy między zatrudnionych pracowników,

-	organizowanie usuwania występujących awarii urządzeń na oczyszczalni ścieków, sieci kanalizacyjnej i przepompowni,

-	wykonywanie pomiarów jakościowych i ilościowych odprowadzanych ścieków,

-	nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż. na terenie oczyszczalni,

Konserwatorzy oczyszczalni ścieków, wykonują następujące zadania:

-	czuwają nad prawidłowym działaniem urządzeń oczyszczalni ścieków, na bieżąco analizują proces technologiczny, rejestrują czas pracy poszczególnych urządzeń,

-	dokonują przeglądów urządzeń i przepompowni,

-	prowadzenie raportów dziennych pracy oczyszczalni,

-	wykonują wszystkie prace gospodarcze w obrębie oczyszczalni,

-	pobór inkasa za wodę,

Konserwator - elektryk, wykonuje następujące zadania:

-	nadzorowanie wewnętrznej sieci energetycznej oraz bieżąca jej konserwacja w obiektach należących do gminy,

-	przeprowadzanie okresowych przeglądów urządzeń elektrycznych,

-	przeprowadzanie naprawy sieci i urządzeń elektrycznych polegające na wymianie elementów zużytych na nowe, albo montażu nowych urządzeń w całości,

-	nadzór nad instalacją i obsługa urządzeń oświetleniowych w czasie imprez organizowanych przez pracowników gminnych jednostek organizacyjnych w budynku oraz poza obiektem.

-	zgłaszanie wniosków w sprawie zakupów materiałów niezbędnych do sprawnego działania sieci i urządzeń elektrycznych.

§ 17. 1. Robotnik gospodarczych, wykonuje następujące zadania:

1)	utrzymywanie porządku i czystości na ulicach, skwerach i placach stanowiących własność gminy,

2)	przeprowadzanie remontów w obiektach użytkowych stanowiących własność gminy,

3)	bieżące naprawy sprzętu i urządzeń gminnych oraz inne prace zlecone przez kierownictwo urzędu.

§ 18. 1. Radca prawny wykonuje obsługę prawną Urzędu na podstawie zawartej umowy cywilno-prawnej. Do jego zadań należy:

1)	opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawa miejscowego,

2)	udzielanie porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,

3)	opiniowanie projektów umów i porozumień zawartych przez gminę,

4)	informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Urzędu,

5)	występowanie w charakterze pełnomocnika Rady lub Wójta w postępowaniu sądowym i administracyjnym.

Rozdział 5

Tryb pracy Urzędu

§ 1. 1. Urząd Gminy jest czynny w każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku.

2. Czas pracy Urzędu wynosi 40 godzin tygodniowo.

3. Szczegółowy czas pracy Urzędu ustala Wójt.

§ 2. 1. Obsługa interesantów odbywa się w czasie pracy Urzędu.

2. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godz. od 8.00 do 15.30.

Rozdział 6

Zasady podpisywania pism i decyzji

§ 1. 1. Zasady podpisywania pism i decyzji

2. Wójt Gminy udziela pełnomocnictw i upoważnień do działania w jego imieniu odrębnym pismem, którym określa zakres pełnomocnictwa lub upoważnienia, w tym upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych .

3. Sekretarz dokonuje podpisu bieżącej korespondencji Urzędu oraz w ramach udzielonych mu przez Wójta upoważnień innych dokumentów.

Rozdział 7

Postanowienia końcowe

§ 1. 1. Zmiany regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

2. Wykaz szczegółowy obowiązków i odpowiedzialności każdego z pracowników zawarty jest w zakresach czynności, które określają również zastępstwa w razie nieobecności.

3. Schemat graficzny organizacji Urzędu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.